Mengendalikan Fungsi Manajemen

Definisi

Berikut ini adalah definisi pengawasan (controlling) dari beberapa tokoh, diantara sebagai berikut:

Kertonegoro

Menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Robert J. Mockler

Pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien

George R. Tery

Mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Jadi pengawasan adalah usaha manajer untuk memperoleh keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana, usaha tersebut bersifat sistematik berdasarkan standar pelaksanaan sebagimana dimaksudkan untuk mengevaluasi kerja dan menerapkan tindakan-tindakan korektif.

Langkah – Langkah Pengendalian

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1)   Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2)   Mengukur prestasi kerja.

3)   Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4)   Mengambil tindakan korek

Tipe-tipe pengawasan/pengendalian (kontrol) dalam manajemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1.   Pengendalian preventif (prefentive control).

          Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.   Pengendalian operasional (Operational control).

          Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3.    Pengendalian kinerja.

          Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi. Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

            1.    Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

a.   Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

b.   Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

c.   Pengawasan pendahuluan modal

d.   Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

            2.    Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

a.    Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

b.    Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

3.  Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

            a.         Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

            b.         Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

            c.         Pengawasan Kualitas (Quality Control)

            d.        Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

Proses pengendalian manajemen

Suatu poses pengendalian manajemen melibatkan interaksi antarmanajer dan manajer dengan bawahannya. Proses pengendalian manajemen meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu :

1.    Perencanaan strategi.

                 Perncanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

2.    Penyusunan anggaran 

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu. 

3.    Pelaksanaan

Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun nonkeuangan, informasi internal maupun eksternal.

4.      Evaluasi kerja

Pestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sumber Referensi :

Anonim . 2013. Pengawasan. [Online].

Tersedia: http://dwifreefly.blogspot.com/2012/01/pengawasan.html. Diakses 22 November 2013

Adam. 2013. 1.3 Pengawasan dan 13.1 Tipe-tipe pengawasan. [Online].  

Tersedia: http://ricoadam-noah.blogspot.com/2013/01/13pengawasan-dan-131-tipe-tipe.html.                     Diakses 22 November 2013

Risnawati. 2013. Psikologi Manajemen Tugas 2. [Online].

Tersedia: http://riisnaiina.blogspot.com/2013/10/psikologi-manajemen-tugas-2.html. Diakses 22                   November 2013

Anonim. 2013. Fungsi Pengendalian Dalam Manajemen. [Online].   

Tersedia: http://lina-embun.blogspot.com/2011/12/fungsi-pengendalian-dalam-manajemen.html.                     Diakses 22 November 2013

Andhana. 2013. Hakikat Sistem Pengendalian Manajemen. [Online].

Tersedia: http://andhana.wordpress.com/category/sistem-pengendalian-manajemen/. Diakses 22                   November 2013