Mengendalikan Fungsi Manajemen

Definisi

Berikut ini adalah definisi pengawasan (controlling) dari beberapa tokoh, diantara sebagai berikut:

Kertonegoro

Menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Robert J. Mockler

Pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien

George R. Tery

Mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Jadi pengawasan adalah usaha manajer untuk memperoleh keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana, usaha tersebut bersifat sistematik berdasarkan standar pelaksanaan sebagimana dimaksudkan untuk mengevaluasi kerja dan menerapkan tindakan-tindakan korektif.

Langkah – Langkah Pengendalian

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1)   Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2)   Mengukur prestasi kerja.

3)   Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4)   Mengambil tindakan korek

Tipe-tipe pengawasan/pengendalian (kontrol) dalam manajemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1.   Pengendalian preventif (prefentive control).

          Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.   Pengendalian operasional (Operational control).

          Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3.    Pengendalian kinerja.

          Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi. Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe, atas dasar fokus aktivitas pengawasan, antara lain:

            1.    Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)

Prosedur-prosedur pengawasan pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.

Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan¬kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman untuk tindakan masa mendatang. Tetapi, walaupun demikian penting untuk membedakan tindakan menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan dan tindakan mengimplementasikannya.

Merumuskan kebijakan-kebijakan termasuk dalam fungsi perencanaan sedangkan tndakan mengimplementasi kebijaksanaan merupakan bagian dari fungsi pengawasan.

Pengawasan pendahuluan meliputi:

a.   Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

b.   Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

c.   Pengawasan pendahuluan modal

d.   Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

            2.    Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

a.    Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

b.    Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

3.  Pengawasan Feed Back (feed back control)

Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

            a.         Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

            b.         Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

            c.         Pengawasan Kualitas (Quality Control)

            d.        Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

Proses pengendalian manajemen

Suatu poses pengendalian manajemen melibatkan interaksi antarmanajer dan manajer dengan bawahannya. Proses pengendalian manajemen meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu :

1.    Perencanaan strategi.

                 Perncanaan strategi adalah proses memutuskan program-program utama yang akan dilakukan suatu organisasi dalam rangka implementasi strategi dan menaksir jumlah sumber daya yang akan dialokasikan untuk tiap-tiap program jangka panjang beberapa tahun yang akan datang.

2.    Penyusunan anggaran 

Penyusunan anggaran adalah proses pengoperasian rencana dalam bentuk pengkuantifikasian, biasanya dalam unit moneter untuk kurun waktu tertentu. 

3.    Pelaksanaan

Selama tahun anggaran, manajer melakukan program atau bagian dari program yang menjadi tanggungjawabnya. Laporan yang dibuat hendaknya menunjukkan dapat menyediakan informasi tentang anggaran dan realisasinya baik itu informasi untuk mengukur kinerja keuangan maupun nonkeuangan, informasi internal maupun eksternal.

4.      Evaluasi kerja

Pestasi kerja bisa dilihat dari efisien atau efektif tidaknya suatu pusat pertanggungjawaban menjalankan tugasnya. Evaluasi dilakukan dengan membandingkan antara realisasi anggaran dengan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sumber Referensi :

Anonim . 2013. Pengawasan. [Online].

Tersedia: http://dwifreefly.blogspot.com/2012/01/pengawasan.html. Diakses 22 November 2013

Adam. 2013. 1.3 Pengawasan dan 13.1 Tipe-tipe pengawasan. [Online].  

Tersedia: http://ricoadam-noah.blogspot.com/2013/01/13pengawasan-dan-131-tipe-tipe.html.                     Diakses 22 November 2013

Risnawati. 2013. Psikologi Manajemen Tugas 2. [Online].

Tersedia: http://riisnaiina.blogspot.com/2013/10/psikologi-manajemen-tugas-2.html. Diakses 22                   November 2013

Anonim. 2013. Fungsi Pengendalian Dalam Manajemen. [Online].   

Tersedia: http://lina-embun.blogspot.com/2011/12/fungsi-pengendalian-dalam-manajemen.html.                     Diakses 22 November 2013

Andhana. 2013. Hakikat Sistem Pengendalian Manajemen. [Online].

Tersedia: http://andhana.wordpress.com/category/sistem-pengendalian-manajemen/. Diakses 22                   November 2013

MOTIVASI

DEFINISI MOTIVASI

Motivasi menurut Walgito (2004) motivasi adalah keadaan dalam diri individu atau organisme yang mendorong perilaku kearah tujuan.

Menurut plotnik (2005) motivasi mengacu pada berbagai faktor fisiologi dan psikologi yang menyebabkan seseorang melakukan aktivitas dengan cara yang spesifik pada waktu tertentu.

Menurut Azwar (2000: 15), motivasi adalah rangsangan, dorongan ataupun pembangkit tenaga yang dimiliki seseorang atau sekolompok masyarakat yang mau berbuat dan bekerjasama secara optimal dalam melaksanakan sesuatu yang telah direncanakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
 

TEORI-TEORI MOTIVASI

1.   Teori Drive Reinforcement

Teori ini didasarkan atas hubungan sebab dan akibat dari perilaku dengan pemberian konpensasi. Teori pengukuhan ini terdiri dari dua jenis, yaitu :
a. Pengukuhan Positif (Positive Reinforcement), yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh positif diterapkan secara bersyarat.
b. Pengukuhan Negatif (Negative Reinforcement), yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuhan negatif dihilangkan secara bersyarat.

Terdapat empat konsep dasar yang perlu dipahami dengan jelas, yaitu:
1. Perangsang (drive), Suatu keadaan yang timbul di dalam diri seseorang.

2. Stimulus, Suatu petunjuk adanya peristiwa untuk tanggapan.

3.Tanggapan, Suatu hasil keprilakuan dari stimulus.
4. Penguat, Suatu setiap obyek datau kejadian yang membantu meningkatkan atau mempertahankan kekuatan sebuah tanggapan.

Contoh kasus : seorang seles penjual suatu produk mobil, yang mampu menjual 6-7 mobil per hari, kemudian beliau mendapat pujian dan tambahan bonus dari atasannya.

  

2.   Teori Tujuan

Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Hampir setiap orang menyukai kepuasan kerja karena mencapai sebuah tujuan spesifik. Saat seseorang menentukan tujuan yang jelas, kinerja biasanya meningkat sebab:
• Ia akan berorientasi pada hal hal yang diperlukan
• Ia akan berusaha keras mencapai tujuan tersebut
• Tugas tugas sebisa mungkin akan diselesaikan
• Semua jalan untuk mencapai tujuan pasti ditempuh

Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan).

Penetapan tujuan juga dapat ditemukan dalam teori motivasi harapan. Individu menetapkan sasaran pribadi yang ingin dicapai. Sasaran-sasaran pribadi memiliki nilai kepentingan pribadi (valence) yang berbeda-beda.
Proses penetapan tujuan (goal setting) dapat dilakukan berdasarkan prakarsa sendiri, diwajibkan oleh organisasi sebagai satu kebijakan peusahaan. Bila didasarkan oleh prakarsa sendiri dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja individu bercorak proaktif dan ia akan memiliki keterikatan (commitment) besar untuk berusaha mencapai tujuan-tujuan yang telah ia tetapkan. Bila seorang tenaga kerja memiliki motivasi kerja yang lebih bercorak reaktif, pada saat ia diberi tugas untuk menetapkan sasaran-sasaran kerjanya untuk kurun waktu tertentu dapat terjadi bahwa keterikatan terhadap usaha mencapai tujuan tersebut tidak terlalu besar.

Contoh kasus :

suatu karyawan yang memiliki tujuan untuk dapat menduduki jabatan sebagai supervisor, maka ia bekerja dengan lebih giat untuk bisa mendapatkan posisi tersebut.

3.   Teori Harapan

Teori ini dikemukakan oleh Victor H. Vroom yang menyatakan bahwa kekuatan yang memotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang diinginkan dan dibutuhkan dari hasil pekerjaan itu.

Teori harapan ini didasarkan atas :
1. Harapan (Expectancy), adalah suatu kesempatan yang diberikan akan terjadi karena perilaku.
2. Nilai (Valence) adalah akibat dari perilaku tertentu mempunyai nilai / martabat tertentu (daya/nilai motivasi) bagi setiap individu yang bersangkutan.

contoh kasus :

Seorang karyawan yang bekerja giat karena ia memiliki harapan untuk bisa membeli mobil baru.

4.   Teori Motivasi Abraham Maslow

Abraham Maslow mengemukakan bahwa pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan pokok. Ia menjadikan kebutuhan kedalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid, orang memulai dorongan dari tingkatan terbawah. Lima tingkat kebutuhan itu dikenal dengan sebutan Hirarki Kebutuhan. Hirarki tersebut meliputi:

o   Kebutuhan fisiologis adalah kebutuhan-kebutuhab yang jelas terhadap makanan, air, udara, tidur, dan seks dan pemuasan terhadap kebutuhan-kebutuhan itu sangat penting untuk kelangsungan hidup.

o   Kebutuhan rasa aman, kebutuhan-kebutuhan ini meliputi kebutuhan-kebutuhan akan jaminan, stabilitas, perlindungan, ketertiban, bebas dari ketakutan dan kecemasan.

o   Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki misalnya; berafiliasi dengan orang lain, dan diterima oleh individu-individu lain.

o   Kebutuhan akan penghargaan, Maslow membedakan dua macam kebutuhan akan penghargaan yaitu penghargaan dari orang lain adan penghargaan terhadap siri sendiri. Penghargaan dari luar meliputi kekaguman, status, popularitas, keberhasilan dalam masyarakat, serta dari bagaimana orang-orang lain berpikir terhadap kita. Sementara penghargaan terhdap diri sendiri berupa perasaan yakin dan aman terhdap diri kita, adanya rasa berharga dan seimbang.

o   Kebutuhan aktualisasi diri kebutuhan ini merupakan perkembangan yang paling tinggi, dimana pada tingkat ini kita menggunakan semua bakat, serta pemenuhan semua kualitas dan kapasitas kita.

Bila makanan dan rasa aman sulit diperoleh, pemenuhan kebutuhan tersebut akan mendominasi tindakan seseorang dan motif-motif yang lebih tinggi akan menjadi kurang signifikan. Orang hanya akan mempunyai waktu dan energi untuk menekuni minat estetika dan intelektual, jika kebutuhan dasarnya sudah dapat dipenuhi dengan mudah. Karya seni dan karya ilmiah tidak akan tumbuh subur dalam masyarakat yang anggotanya masih harus bersusah payah mencari makan, perlindungan, dan rasa aman.

KASUS

Seorang eksekutif muda sedang beristirahat siang di sebuah kafe terbuka. Sambil sibuk mengetik di laptopnya, saat itu seorang gadis kecil yang membawa beberapa tangkai bunga menghampirinya.

”Om beli bunga Om.”

”Tidak Dik, saya tidak butuh,” ujar eksekutif muda itu tetap sibuk dengan laptopnya.

”Satu saja Om, kan bunganya bisa untuk kekasih atau istri Om,” rayu si gadis kecil.

Setengah kesal dengan nada tinggi karena merasa terganggu keasikannya si pemuda berkata, ”Adik kecil tidak melihat Om sedang sibuk? Kapan-kapan ya kalo Om butuh Om akan beli bunga dari kamu.”

Mendengar ucapan si pemuda, gadis kecil itu pun kemudian beralih ke orang-orang yang lalu lalang di sekitar kafe itu. Setelah menyelesaikan istirahat siangnya, si pemuda segera beranjak dari kafe itu. Saat berjalan keluar ia berjumpa lagi dengan si gadis kecil penjual bunga yang kembali mendekatinya.

”Sudah selesai kerja Om, sekarang beli bunga ini dong Om, murah kok satu tangkai saja.” Bercampur antara jengkel dan kasihan si pemuda mengeluarkan sejumlah uang dari sakunya.

”Ini uang 2000 rupiah buat kamu. Om tidak mau bunganya, anggap saja ini sedekah untuk kamu,” ujar si pemuda sambil mengangsurkan uangnya kepada si gadis kecil. Uang itu diambilnya, tetapi bukan untuk disimpan, melainkan ia berikan kepada pengemis tua yang kebetulan lewat di sekitar sana.

Pemuda itu keheranan dan sedikit tersinggung. ”Kenapa uang tadi tidak kamu ambil, malah kamu berikan kepada pengemis?” Dengan keluguannya si gadis kecil menjawab, ”Maaf Om, saya sudah berjanji dengan ibu saya bahwa saya harus menjual bunga-bunga ini dan bukan mendapatkan uang dari meminta-minta. Ibu saya selalu berpesan walaupun tidak punya uang kita tidak bolah menjadi pengemis.”           

Pemuda itu tertegun, betapa ia mendapatkan pelajaran yang sangat        berharga dari seorang anak kecil bahwa kerja adalah sebuah kehormatan, meski hasil tidak seberapa tetapi keringat yang menetes dari hasil kerja keras adalah sebuah kebanggaan. Si pemuda itu pun akhirnya mengeluarkan dompetnya dan membeli semua bunga-bunga itu, bukan karena kasihan, tapi karena semangat kerja dan keyakinan si anak kecil yang memberinya pelajaran berharga hari itu.

Tidak jarang kita menghargai pekerjaan sebatas pada uang atau upah yang diterima. Kerja akan bernilai lebih jika itu menjadi kebanggaan bagi kita. Sekecil apapun peran dalam sebuah pekerjaan, jika kita kerjakan dengan sungguh-sungguh akan memberi nilai kepada manusia itu sendiri. Dengan begitu, setiap tetes keringat yang mengucur akan menjadi sebuah kehormatan yang pantas kita perjuangan.

Analisis :

Cerita pada kasus diatas motivasi kerja seorang eksekutif muda dalam bekerja muncul ketika ia mendapatkan nilai berupa pelajaran dari gadis kecil penjual bunga. Motivasi ini sangat sesuai pada teori harapan dimana teori ini menjelaskan bahwa kekuatan yang memotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari timbal balik antara apa yang diinginkan dan dibutuhkan dari pekerjaan itu. Teori harapan sendiri didasarkan atas harapan dan nilai. Teori harapan yang berdasarkan pada nilai sangat sesuai untuk menjelaskan kasus ini karena eksekutif muda ini memiliki motivasi untuk giat bekerja karena adanya perilaku tertentu yang memiliki nilai, dimana nilai tersebut muncul dalam bentuk pelajaran yang diberikan oleh seorang gadis kecil penjual bunga. 

Sumber :

1. Basuki, Heru. 2008. Psikologi Umum. Jakarta : Universitas Gunadarma

2. Schultz, Duane. 1991. Psikologi Pertumbuhan Model-model Kepribadian Sehat. 

            Yogyakarta : Kanisius

3. Anonim. 2013. Pengertian Motivasi Menurut Para Ahli. [Online]. Tersedia: http://kata-edu.blogspot.com/2013/01/pengertian-motivasi-menurut-para-ahli.html. Diakses pada 30 Oktober 2013

4. Desambodo, w. 2013. Jenis-jenis teori motivasi. [Online]. Tersedia: http://odhosuka.blogspot.com/2013/02/jenis-jenis-teori-motivasi.html. Diakses pada 1 November 2013

5. Sharen, P. 2009. Teori Motivasi (Drive-Reinforcement)_Kelompok_. [Online]. Tersedia: http://cintaluna-lovelyluna-psikologi.blogspot.com/2009/11/teori-motivasi-drive-  reinforcement_20.html. Diakses pada 1 November 2013

6. Taufik, B. 2012. Cerita Motivasi Kerja yang Menakjubkan. [Online]. Tersedia:    http://blogbintang.com/4-cerita-motivasi-kerja-yang-menakjubkan. Diakses pada  1 November 2013