Rangkuman Tugas Softskill

Komunikasi merupakan suatu cara yang dilakukan antara dua orang atau lebih, dimana didalam prosesnya terdapat peran untuk menyampaikan / memberikan informasi yang disebut (komunikator) dan juga peran untuk menerima informasi tersebut (komunikan).

Dimensi-dimensi komunikasi

1. Komunikasi sebagai proses
Jika komunikasi dipandang sebagai proses, komunikasi yang dimaksud adalah suatu kegiatan yang berlangsung secara dinamis.

2. Komunikasi sebagai simbolik
Simbol dapat dinyatakan dalam bentuk bahasa lisan atau tertulis (Verbal) maupun melalui isyarat – isyarat tertentu (non- Verbal)

3. Komunikasi sebagai sistem, sistem terbagi atas 2 :
• Sistem terbuka : dimana prosesnya terbuka dan pengaruh lingkungan yang ada disekitarnya.
• Sistem tertutup : prosesnya tertutup dari pengaruh luar (lingkungan)

4. Komunikasi sebagai transaksional
Komunikasi tidak pernah terjadi tampa melibatkan orang lain, dalam proses yang demikian akan timbul action dan interaction diantara para pelaku komunikasi.

5. Komunikasi sebagai aktivitas sosial
Hubungan antar sesama manusia, untuk memenuhi kebutuhan hidupnya atau untuk kepentingan aktualitas diri dalam membicarakan masalah-masalah politik, sosial, budaya, seni dan teknologi.

6. Komunikasi sebagai multidimensional
Kalau komunikasi dilihat dari perspektif multidimensional ada 2 tingkatanyakni dimensi isi (contet dimension) dan dimesi hubungan (relationship dimension)

KEPEMIMPINAN atau LEADERSHIP adalah seseorang pemimpin yang memiliki kemampuan untuk mempengaruhi orang lain / karyawan/ bawahan dalam bekerja sama guna mencapai keinginan atau tujuan dari pemimpin tersebut.

Teori X & Y (Douglas Mcgregor)

A. Teori X

Teori ini menyatakan bahwa pada dasarnya manusia adalah makhluk pemalas yang tidak suka bekerja serta senang menghindar dari pekerjaan dan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Pekerja memiliki ambisi yang kecil untuk mencapai tujuan perusahaan namun menginginkan balas jasa serta jaminan hidup yang tinggi. Dalam bekerja para pekerja harus terus diawasi, diancam serta diarahkan agar dapat bekerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan.

Empat asumsi dari teori X uang dianut oleh para manajer :

1.       Pegawai tidak menyukai pekerjaannya dan sebisa mungkin akan berupaya menghindarinya.

2.       Karena pegawai tidak menyukai pekerjaannya, mereka harus diberi sikap keras, dikendalikan, atau diancam dengan hukuman agar mau melakukan pekerjaan.

3.       Pegawai akan mengelakkan tanggung jawab dan  mencari aturan-aturan organisasi yang membenarkan penghindaran tanggung jawab tersebut.

4.       Kebanyakan pegawai menempatkan rasa aman di atas faktor lain yang berhubungan dengan pekerjaan dan hanya akan memperlihatkan sedikit ambisi.

B. Teori Y

Teori ini memiliki anggapan bahwa kerja adalah kodrat manusia seperti halnya kegiatan sehari-hari lainnya. Pekerja memiliki pengendalian serta pengerahan diri untuk bekerja sesuai tujuan perusahaan. Pekerja memiliki kemampuan kreativitas, imajinasi, kepandaian serta memahami tanggung jawab dan prestasi atas pencapaian tujuan kerja. Pekerja juga tidak harus mengerahkan segala potensi diri yang dimiliki dalam bekerja.

McGregor menempatkan empat asumsi lain yang disebut Teori Y:

1.       Para pegawai  dapat memandang pekerjaan sebagai sesuatu yang biasa sebagaimana halnya istirahat dan bermain.

2.       Manusia dapat mengendalikan dirinya sendiri jika mereka punya komitmen pada tujuan-tujuan.

3.       Rata-rata orang dapat belajar untuk menyetujui, bahkan untuk memikul tanggung jawab.

4.       Kreativitas – yaitu kemampuan mencari keputusan yang terbaik – secara luas tersebar di populasi pekerja dan bukan hanya mereka yang . menduduki fungsi manajerial.

Teori Sistem Empat dari Likert

Likert merancang 4 sistem kepemimpinan dalam manajemen:

1.   Sistem 1 (Exploitative Authoritative)

Manajer sangat otokratis, mempunyai sedikit kepercayaan kepada bawahannya, suka mengeksploitasi bawahan, dan bersikap paternalistic.

2. Sistem 2 (Otokratis yang baik hati/Benevolent autoritative)

Manajernya mempunyai kepercayaan yang terselubung, percaya pada bawahan, memotivasi, memperbolehkan adanya komunikasi ke atas. Bawahan merasa tidak bebas untuk membicarakan sesuatu yang berkaitanan dengan tugas pekerjaannya dengan atasannya.

3. Sistem 3. (manajer Konsultatif)

Manajer mempunyai sedikit kepercayaan pada bawahan biasanya kalau ia membutuhkan informasi, ide atau pendapat bawahan  Bawahan disini merasa sedikit bebas untuk membicarakan sesuatu yang bertalian dengan tugas pekerjaan bersama atasannya.

4.  Sistem 4, (Pemimpin yang bergaya kelompok berpartisipatif/partisipative group)

Manajer mempunyai kepercayaan yang sempurna terhadap bawahannya. Dalam setiap persoalan selalu mengandalkan untuk mendapatkan ide-ide dan pendapat dari bawahan dan mempunyai niatan untuk menggunakan pendapat bawahan. Bawahan merasa secara mutlak mendapat kebebasan untuk membicarakan sesuatu yang bertalian dengan tugasnya bersama atasannya.

Theori Of Leadership Pattern Choice Tannenbaum And Scmidt

Ada 7 model gaya pembuatan keputusan yang dilakukan pemimpin.

1.       Pemimpin membuat keputusan kemudian mengumumkan kepada bawahannya. Dari model ini terlihat bahwa otoritas yang digunakan atasan terlalu banyak sedangkan daerah kebebasan bawahan terlalu sempit sekali.

2.       Pemimpin menjual keputusan. Dalam hal ini pemimpin masih terlihat banyak menggunakan otoritas yang ada padanya, sehingga persis dengan model yang pertama. Bawahan disini belum banyak terlibat dalam pembuatan keputusan.

3.       Pemimpin memberikan pemikiran-pemikiran atau ide-ide dan mengundang pertanyaan-pertanyaan. Dalam model ini pemimpin sudah menunjukkan kemajuan, karena membatasi penggunaan otoritas dan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan. Bawahan sudah sedikit terlibat dalam pembuatan keputusan.

4.       Pemimpin memberikan keputusan bersifat bersifat sementara yang kemungkinan dapat diubah. Bawahan sudah mulai banyak terlibat dalam rangka pembuatan keputusan, sementara otoritas pemimpin sudah mulai dikurangi penggunaannya,

5.       Pemimpin memberikan persoalan, meminta saran-saran dan membuat keputusan. Disini otoritas pimpinan digunakan sedikit mungkin, sebaliknya kebebasan bawahan dalam berpartisipasi membuat keputusan sudah banyak digunakan.

6.       Pemimpin merumuskan batas-batasnya, dan meminta kelompok bawahan untuk membuat keputusan. Partisipasi bawahan dalam kesempatan ini lebih besar dibandingkan kelima model diatas.

7.       Pemimpin mengizinkan bawahan melakukan fungsi-fungsinya dalam batas-batas yang telah dirumuskan oleh pimpinan. Model ini terletak pada titik ekstrem penggunaan kebebasan bawahan, adapun titik ekstrem penggunaan otoritas terdapat pada nomor satu di atas.

Motivasi adalah dorongan dimana seseorang melakukan suatu tindakan guna mencapai suatu tujuan tertentu.  

TEORI-TEORI MOTIVASI

1.   Teori Drive Reinforcement

Teori ini didasarkan atas hubungan sebab dan akibat dari perilaku dengan pemberian konpensasi. Teori pengukuhan ini terdiri dari dua jenis, yaitu :
a. Pengukuhan Positif (Positive Reinforcement), yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuh positif diterapkan secara bersyarat.
b. Pengukuhan Negatif (Negative Reinforcement), yaitu bertambahnya frekuensi perilaku, terjadi jika pengukuhan negatif dihilangkan secara bersyarat.

2.   Teori Tujuan

Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Hampir setiap orang menyukai kepuasan kerja karena mencapai sebuah tujuan spesifik. Saat seseorang menentukan tujuan yang jelas, kinerja biasanya meningkat sebab:
• Ia akan berorientasi pada hal hal yang diperlukan
• Ia akan berusaha keras mencapai tujuan tersebut
• Tugas tugas sebisa mungkin akan diselesaikan
• Semua jalan untuk mencapai tujuan pasti ditempuh
Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini muncul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan Goal Setting (penetapan tujuan).

3.   Teori Harapan

Teori ini dikemukakan oleh Victor H. Vroom yang menyatakan bahwa kekuatan yang memotivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari hubungan timbal balik antara apa yang diinginkan dan dibutuhkan dari hasil pekerjaan itu.
Teori harapan ini didasarkan atas :
1. Harapan (Expectancy), adalah suatu kesempatan yang diberikan akan terjadi karena perilaku.
2. Nilai (Valence) adalah akibat dari perilaku tertentu mempunyai nilai / martabat tertentu (daya/nilai motivasi) bagi setiap individu yang bersangkutan.

4.   Teori Motivasi Abraham Maslow

Abraham Maslow mengemukakan bahwa pada dasarnya semua manusia memiliki kebutuhan pokok. Ia menjadikan kebutuhan kedalam 5 tingkatan yang berbentuk piramid. Lima tingkat kebutuhan itu dikenal dengan sebutan Hirarki Kebutuhan. Hirarki tersebut meliputi:

o   Kebutuhan fisiologis adalah kebutuhan-kebutuhab yang jelas terhadap makanan, air, udara, tidur, dan seks dan pemuasan terhadap kebutuhan-kebutuhan itu sangat penting untuk kelangsungan hidup.

o   Kebutuhan rasa aman, kebutuhan-kebutuhan ini meliputi kebutuhan-kebutuhan akan jaminan, stabilitas, perlindungan, ketertiban, bebas dari ketakutan dan kecemasan.

o   Kebutuhan akan rasa cinta dan rasa memiliki misalnya; berafiliasi dengan orang lain, dan diterima oleh individu-individu lain.

o   Kebutuhan akan penghargaan, Maslow membedakan dua macam kebutuhan akan penghargaan yaitu penghargaan dari orang lain adan penghargaan terhadap siri sendiri.  

o   Kebutuhan aktualisasi diri kebutuhan ini merupakan perkembangan yang paling tinggi, dimana pada tingkat ini kita menggunakan semua bakat, serta pemenuhan semua kualitas dan kapasitas kita.

Pengawasan adalah usaha manajer untuk memperoleh keyakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana, usaha tersebut bersifat sistematik berdasarkan standar pelaksanaan sebagimana dimaksudkan untuk mengevaluasi kerja dan menerapkan tindakan-tindakan korektif.

Langkah – Langkah Pengendalian

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1)   Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2)   Mengukur prestasi kerja.

3)   Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4)   Mengambil tindakan korek

Tipe-tipe pengawasan/pengendalian (kontrol) dalam manajemen

Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:

1.   Pengendalian preventif (prefentive control).

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategic dan perencanaan strategic yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.   Pengendalian operasional (Operational control).

Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian

3.    Pengendalian kinerja.

Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Dalam pengawasan terdapat beberapa tipe pengawasan seperti yang diungkapkan Winardi. Fungsi pengawasan dapat dibagi dalam tiga macam tipe antara lain:

            1.    Pengawasan Pendahuluan (preliminary contro)

Pengawasan pendahuluan meliputi:

a.   Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia.

b.   Pengawasan pendahuluan bahan-bahan.

c.   Pengawasan pendahuluan modal

d.   Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya finansial

            2.    Pengawasan Pada Waktu Kerja Berlangsung (concurrent control)

Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.
Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

a.    Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

b.    Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya. Proses memberikan pengarahan bukan saja meliputi cara dengan apa petunjuk-petunjuk dikomunikasikan tetapi ia meliputi juga sikap orang-orang yang memberikan penyerahan.

3.  Pengawasan Feed Back (feed back control)

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

            a.         Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

            b.         Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis).

            c.         Pengawasan Kualitas (Quality Control)

            d.        Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

Proses pengendalian manajemen

Proses pengendalian manajemen meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu :

1.    Perencanaan strategi.

2.    Penyusunan anggaran

3.    Pelaksanaan

4.      Evaluasi kerja